旅費支援FAQs

質問をクリックすると回答にジャンプします。

1. 申請手続きについて

2. 日程について

3. 航空券等について

4. その他の質問


1. 申請手続きについて

Q1-1 旅行が終わってから申請できますか?

A1-1 できません。「旅費支援」や広報掲示板等に掲載されたポスターに記載されている申請の締め切り日を確認してください。

Q1-2 2週間後に学会発表したいのですが申請できますか?

A1-2 できません。「旅費支援」や広報掲示板等に掲載されたポスターに記載されている申請の締め切り日を確認してください。

Q1-3 7月の学会に参加予定ですが、第1期(4月末締切)の申請期限に間に合いませんでした。 7月の学会前に申請(第2期;6月末日締切)すれば、ひとまず自分で立て替えておいて、 あとから旅費をもらうことができますか?

A1-3 できません。「旅費支援」や広報掲示板等に掲載されたポスターに記載されている申請の締め切り日を確認してください。開催予定日でも申請できますので、その期の締め切りまでに申請してください。

Q1-4 旅費支援は年度に1回までとあります。前年度第4期(前年度12月末締切)に申請し、今年度4月の学会発表の支援を受けました。今年度6月以降の学会発表の旅費支援を受けることはできますか?

A1-4 できません。年度に1回までというのは,申請の締め切り日ではなく,学会の開催日を基準にカウントします。学会発表の支援は年度に1回までですので,旅費を支援できるのは,いずれか一方の学会だけです。ただし、来年度4月の学会発表の支援で今年度第4期に申請することは可能です。

Q1-5 今年度第1期に申請し、6月の学会発表の支援を受けました。今年度第4期に申請し、来年度4月の学会発表の支援を受けたいと思っています。今年度2回申請することになりますが、構いませんか?

A1-5 構いません。申請回数ではなく、支援回数が1年度に1度となっているので、大丈夫です。Q1-4も参照してください。

Q1-6 学会発表の受付期間前で、まだ応募していません。旅費支援の申請はできますか?

A1-6 できます。申請時に、その旨をご連絡ください。発表が採択された場合、出発前の必要書類とともにプログラムのコピーをご提出ください。採択されなかった場合は、辞退届を提出していただきます。

Q1-7 申請時点で、まだ学会発表の採否が決まっていません。旅費支援の申請はできますか?

A1-7 できます。申請時に、その旨をご連絡ください。発表が採択された場合、出発前の必要書類とともにプログラムのコピーをご提出ください。採択されなかった場合は、辞退届を提出していただきます。

Q1-8 申請書類に所要経費(交通費の概算)の記載欄があります。学会開催時期の航空運賃がまだ公開されていないので、金額がわかりません。どのように記載すればいいですか?

A1-8 JTBビジネストラベルソリューションズ 北海道支店(北大から業務委託を受けている旅行代理店)に相談して概算を出してもらってください。

JTBビジネストラベルソリューションズ 北海道支店
TEL: 011-281-1566
FAX: 011-232-3774
Email: tehAi@jtb-cwt.com(国内チケット手配)、tehai-int@jtb-cwt.com(海外チケット手配)
営業日・営業時間: 土日・祝日・年末年始を除く 8:30~17:15


2. 日程について

Q2-1 学会後に資料収集をしたいので、日程を延ばすことはできますか?

A2-1 できる場合があります。「資料収集」、「研究会」、「研究打ち合わせ」など研究にかかわる用務によるものであれば、 参加する学会と直接関係なくとも前泊・後泊し、日程を延ばすことができます。ただし調査にかかる前泊・後泊は合わせて5日以内です。調査が6日以上になる場合は、調査での申請となります。また前泊・後泊する場所は、原則として学会開催地の隣接地域となります。申請書とともに、前泊・後泊理由書として、用務先、用務内容、滞在期間などを明記したものを提出してください(自由形式)。さらに出張後には、用務地別の詳細な調査等の内容、調査等の成果と学位論文との関わりについて報告書を提出していただきます。前後泊が必要になる場合には、あらかじめ研究推進室へご相談ください。

Q2-2 海外の学会で発表する予定ですが、繁忙期のためちょうどいい日程の航空券がとれません。 学会の3日前に用務先に到着することはできますか?

A2-2 できません。用務のない前泊は認められません。経由地(乗り継ぎ地)等も再検討し、原則学会の前日に用務先に着くようにしてください。

Q2-3 発着地を札幌以外にしてもいいですか?

A2-3 条件付きでできます。社会人の方で、勤務地が札幌以外の場合などに可能ですが、他にも細かい条件があります。事前に研究推進室へご相談ください。

Q2-4 3月出発の調査で、戻ってくるのが4月になっても構いませんか?

A2-4 できません。3月中に戻ってくる必要があります。


3. 航空券等について

Q3-1 航空券の手配は自分で行うのですか?

A3-1 ご自身で手配してください。航空券等は、JTBビジネストラベルソリューションズ(北大から業務委託を受けている旅行代理店)で購入してください。利用できない理由がある場合には、研究推進室へご相談ください。JTBビジネストラベルソリューションズで購入するかぎり、自分で費用を立て替える必要はありません。妥当なルート、安い航空券を、JTB 担当者と相談、研究推進室に確認の上、購入していただくこととなります。

Q3-2 航空券以外の交通費は支給されますか?

A3-2 支給されます。原則自己負担し、後日、振込により精算払いとなります。ただし、同一市内での短い移動などの軽微な運賃、タクシー代は支給の対象となりません。

  • 国内での移動の場合
    • 札幌と空港、空港と目的地間の移動費(電車代、バス代)は、実費ではなく、北大の規定により計算された額が支給されます。領収証等は不要です。
  • 国外での移動の場合
    • JTBビジネストラベルソリューションズで手配できなかった運賃があれば、自己負担し、領収書の原本(あるいは、日付や金額などが記載されているチケット)を提出することで、後日、精算払いとなります。なお、提出がない場合には支給されません。

Q3-3 航空券の領収書の提出は必要ですか?

A3-3 JTBビジネストラベルソリューションズで航空券を手配した場合は不要です。それ以外の方法で購入した場合には、領収書の提出が必要です。海外の場合は、この他に旅程表(原本)、旅費の代金内訳が明記された書類(原本)が必要になります。

Q3-4 出張後、航空券の半券の提出は必要ですか?

A3-4 航空会社や手配の仕方、海外か国内かによって異なります。

  • 海外出張の場合
    • JTBビジネストラベルソリューションズで航空券を手配した場合であってもそれ以外からの購入であっても、搭乗したことを証明するために、航空券の搭乗半券もしくは搭乗券(boarding pass)の提出が必要になります(2013年4月1日より適用)。半券の提出ができない場合は、搭乗証明書を各航空会社にご自身で申請し、提出していただくことになります。
  • 国内出張の場合
    • JTBビジネストラベルソリューションズ以外で航空券を購入した場合には、航空券の搭乗半券もしくは搭乗券(boarding pass)の提出が必要です。JTBビジネストラベルソリューションズで手配した場合でも、JAL、ANA、エアドゥ以外の航空会社を利用した場合、航空券の搭乗半券もしくは搭乗券(boarding pass)の提出が必要になります。

4. その他の質問

Q4-1 自費で加入する保険は、いくらの商品にすればいいですか?

A4-1 国内出張については加入金額に指定はありませんので、お好きなプランに加入してください。文学院では、学生教育研究災害傷害保険(学研災、通学特約付)への加入をすすめています。申込書は、教務担当窓口で入手できます。

海外出張については、2016年度から「学研災付帯 海外留学保険」(付帯海外)への加入を義務付けることとなりました。詳細は、研究推進室にお問い合わせください。

Q4-2 旅費の適用範囲を教えてください。

A4-2 札幌発着の航空券代およびその他交通機関の運賃(電車やバス)を含む交通費のみの支給となります。ただし、航空券代を除く用務先までの運賃(電車やバス)について、国内の移動と国外の移動では扱いが異なります。

  1. 国内の移動については、大学側で運賃を算出しますので、領収書は必要ありません(自動的に旅費に計上されます)。
  2. 国外の移動については、航空券代を除く用務先までの運賃についても、必要に応じて領収書もしくはチケットを提出してください(自動的には計上されません)。

Q4-3 申請はどのような手続きを経て採否が決定されるのですか?

A4-3 提出された申請は、研究推進委員会にて審議し採否が決定されます。審査結果はメールにてお知らせいたします。

Q4-4 出張前と出張後の提出書類にはどんなものがあるのですか?

A4-4 採択された場合、出張前には、預金口座振込申込書、ご自身の発表が明記されている大会プログラムのコピー(調査の場合は不要)、旅行保険加入証書のコピー、日程表ファイルなど、出張後には出張報告書、領収書等が必要です。航空券を北大指定のJTB以外で手配した場合には、さらに別の書類が必要になります。詳しくは、採択決定後にメールでお知らせします。

Q4-5 ほかの助成金で学会参加中の滞在費(宿泊費)を出してもらってもいいですか?

A4-5 かまいません。本プロジェクトでは交通費のみの支給となりますので、交通費以外の経費については、助成を受けても問題ありません。ただし、一般の助成金には、他の補助金との併用を認めない場合もありますので、事前に確認してください。併用については下記の〔Q4-6〕と〔A4-6〕〔Q4-9〕と〔A4-9〕もあわせてご参照ください。

Q4-6 必ず採択されるとは限らないので,ほかの旅費支援プロジェクトにも重複して応募していいですか?

A4-6 かまいません。ただし、その場合には、研究推進室まで必ずその旨ご連絡ください。また、本プロジェクトによる旅費支援が決定した場合には、最終的には、他の旅費支援(交通費の支援)は辞退しなければなりません。逆に、他の旅費支援プロジェクトに採択された場合、本支援を辞退することも可能です。その場合は、できるだけ早く申し出てください。(もちろん、本プロジェクトから支援を受けない旅行については、他の旅費支援プロジェクト等から支援を受けてもかまいません)。関連する質問として上記の〔Q4-5〕と〔A4-5〕〔Q4-9〕と〔A4-9〕もあわせてご参照ください。

Q4-7 旅費の支給には限度額がありますか?

A4-7 ありません。旅費規定で認められた交通費は全て支給の対象です。ただし、限られた予算のなかでできるだけ多くの院生を支援するためにも、妥当な経路での安価なチケット購入が原則となります。

Q4-8 学会発表以外に、調査や資料収集の目的で旅費支援を受けることができますか?

A4-8 2017年度は支援がありますが、年度によって支援の実施状況が異なりますので、毎年確認してください。調査旅費支援の実施の有無については、例年詳細が決まり次第、その都度「旅費支援」や文学部・文学院・文学研究院広報掲示板にて通知します。最新情報を確認するようにしてください。

Q4-9 共生の人文学プロジェクトで交通費を支給してもらい、科学研究費補助金で宿泊費・日当を出すことができますか?

A4-9 できません。科学研究費補助金の規定上、共生の人文学プロジェクト経費との併用は原則できません。

Q4-10 修士課程の院生は、調査や資料収集の目的で旅費支援を受けることができますか?

A4-10 できます。年度によって、募集時期が異なる場合があります。詳しくは、文学部・文学院・文学研究院広報掲示板のポスターや「旅費支援」で確認して下さい。平成29年度は、第1期に8・9月出発分、第4期に2・3月出発分を支援の対象期間として募集します。